Nous recevons un grand nombre de courriers électroniques chaque jour, et leur traitement est une partie non négligeable de notre travail.
Aussi, nous ne sommes pas transportés de joie lorsque nous nous apercevons que plusieurs membres de l'équipe ont passé du temps à répondre à la même question, posée par la même personne.
Quelqu'un qui envoie sa question tous azimuts, en se disant que "sur tous les messages que j'envoie, il y a bien quelqu'un qui va me répondre" fait preuve, à notre avis, d'un manque de savoir-vivre qui frise le f... de g..., avec des petits points pour rester poli.
Il ne peut pas ignorer que, lorsqu'il envoie sa question à sylvie, didier, et olivier, chaque personne va recevoir le même courrier en même temps, et que nous ne pouvons pas nous concerter avant de traiter chaque e-mail.
Alors, c'est lorsque la question est inhabituelle que, par hasard, nous nous apercevons que nous entretenons des discussions parallèles avec la même personne, parfois depuis plusieurs jours !
Nous avons, depuis plusieurs années, mis en place un système centralisé de mails, qui permet d'éviter autant que faire se peut ces désagréments: lorsqu'un même e-mail est envoyé à plusieurs d'entre nous (en copie), le système attire notre attention sur le message en ajoutant [dup] dans le sujet. Nous considérons alors qu'il a été envoyé à plusieurs personnes et ne le traitons que s'il entre exactement dans notre domaine de compétence spécifique, sinon nous le supprimons.
Il y a donc un risque que nous le supprimions tous et qu'il ne soit pas traité, tant pis.
Mais cela ne résout pas tout. Certains correspondants envoient leur question, puis s'il n'ont pas reçu de réponse dans les 10 minutes qui suivent, le copient/collent ou le retapent, et l'envoient à quelqu'un d'autre. Là, impossible de s'apercevoir de la duplication, car le message n'est pas exactement identique.
Aussi, nous sommes en train de mettre en place un nouveau système:
Si une même personne envoie plusieurs messages avant que l'un d'entre nous lui ait répondu, ses derniers messages voient leur titre modifié avec [Mult]. Cela nous permettra alors de nous concerter pour vérifier qu'un seul d'entre nous s'occupe du sujet, et éviter, nous l'espérons, de perdre trop de temps. |
